RA2ELO

Mit der RA2ELO Schnittstelle können Sie Inhalte aus der E-Akte des Anwaltsprogrammes direkt ins ELO Dokumenten Management und Archivierungssystem übertragen. Um dort ein spezielles Wissensmanagement über alle Akten und Anwälte aufzubauen. Und das Beste ist, alles wird langfristig und rechtssicher archiviert. Außerdem können die archivierten Dokumente zusätzlich rechtssicher signiert werden. Weiterhin kann man die Dokumente auch mit einem Zeitstempel (Timestamp) versehen, wenn dies den Beweiswert des Dokumentes erhöhen kann.

Ihre Vorteile:

• Archiv und Backupsystem der RA-MICRO Dokumente
  

• Revisionssichere Dokumentenarchivierung
  

• Auflösen der Papierarchive kann jetzt begonnen werden
  

• Integrierte Volltextsuche über Verschlagwortung und Inhalte

epDialog

- Schnelle Dokumentenzuordnung am MFP/ Scanner- Display -

„epDialog“ ist eine Schnittstelle für die Digitalisierung der täglichen Eingangspost in Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen. Dokumente werden über das Display eines Scanners (Beispiel: Fujitsu ScanSnap N7100) oder eines MFP (Beispiel: Kyocera TASKalfa 3051ci) einer Akte zugeordnet (Am Beispiel der Kanzleisoftware RA-MICRO). Dies erfolgt durch mehrere Buchstaben des gewünschten Namens. Das Ergebnis wird in einer Namensliste angezeigt. Haben Sie eine Akte ausgewählt, werden die Beteiligten zu dieser Akte aus dem RA-MICRO Datenbestand Ihrer Kanzlei ausgelesen und am Display ausgegeben. Weiterhin können Sie eine Bemerkung aus einer angezeigten Liste auswählen und eine Rubrik für das Dokument festlegen. Ein Haken bei SB-Postkorb speichert die Info auch in den entsprechenden SB-Postkorb des Aktensachbearbeiters.  Nach dem scannen werden die Dokumente direkt in die E-Akte abgespeichert, wahlweise auch im E-Postkorb.

Falls Sie das Dokument lieber manuell zuordnen und verschlagworten möchten, besteht auch die Option das Dokument in das E-Postfach zu scannen, weiter zu indexieren und der E-Akte und dem gewünschten E-Postkorb zuzuordnen.

Abbildung 1: Eingabemaske der Funktion „Scannen in E-Akte“ (Kyocera)

Ihre konkreten Vorteile:

• Direkte Aktenzuordnung am Gerätedisplay durch Aktenliste nach Namen.
• Direktscan in E-Akte/ E-Postkorb bzw. E-Postfach.
• Dokument wird optimiert (begradigen, Flecken entfernen, Stanzlöcher entfernen, usw.)
• Viele Geräte von namenhaften Herstellern werden unterstützt (mit. Touchscreen).
• Dokumentenverarbeitung mit S/W- Seiten und farbigen Seiten möglich.
• Alle Dokumente werden in ein durchsuchbares PDF erweitert (Option auch PDF/A).
• Nach Inhalten kann jetzt im DMS- System gesucht werden (E-Akte / ELO).
• Kanzleiinternes Wissensmanagement wird aufgebaut.

 ► hier finden Sie das Informationsblatt zu diesem Produkt als Download (PDF)

Hier finden Sie weitere Informationen über den oben verwendeten Scanner und MFP:

 ► Fujitsu ScanSnap N7100

 ► Kyocera TASKalfa 3051ci

epMail

- Effiziente Schnittstelle zwischen Outlook und RA-MICRO -

"epMail" erweist sich als die intelligente Schnittstelle zwischen Ihrer digitalen Post und RA-MICRO. Bequem über einen Knopfdruck lässt sich eine oder mehrere E-Mails direkt aus Ihrem Outlook nach RA-MICRO übertragen. Exportierten E-Mails können automatisch farbige Kategorien von Outlook zugeordnet werden. So behalten Sie immer die Übersicht, welche Mails bereits nach RA-MICRO übertragen wurden.

Neben dem Export, wandelt "epMail" Ihre E-Mails automatisch in das durchsuchbare PDF-A3U Format um. Die gesamte Mail, einschließlich Anhänge, wird zu einer einzigen Datei zusammengefasst und sorgt so für eine bessere Übersichtlichkeit in RA-MICRO und schnellere Verfügung in die E-Akte.
Im PDF-A3u Format können außerdem die Anhänge als Originaldateien aus einem Container geöffnet werden, der sich direkt in der PDF befindet.

Abbildung 1: Übersicht der epMail Schnittstelle.

Ihre konkreten Vorteile:

• Mails exportieren per Knopfdruck
  
• Verbesserte Übersichtlichkeit durch die Nutzung von Kategorien
• Schnellere Verarbeitung in RA-MICRO
• Konvertierung in das PDF-A3u Format

- Alle Dokumente sind durchsuchbar
- Anhänge als Originaldateien in der PDF enthalten (Word, Excel, Powerpoint usw.)
- Erweiterbar mit epStapel und epAuto

epAuto

- Automatische Zuordnung & Verarbeitung Ihrer Eingangspost -

Die „epAuto“ - Schnittstelle ist ein Tool, welches beim Scannen der täglichen Eingangspost eine automatische Dokumentenerkennung durchführt. Dies ermöglicht das Importieren der Eingangspost in das RA-MICRO E-Postfach. Durch die automatische Dokumentenerkennung werden die Daten wie Aktennummer, Bemerkung und Datum automatisch eingetragen. Außerdem ist eine sofortige Ablage der Dokumente in die E-Akte bzw. E-Postkorb möglich. Der Zeitaufwand für die Eingangspost-bearbeitung wird dadurch erheblich reduziert.

Die Basis für die automatische Zuordnung der Eingangspost ist eine durchsuchbare PDF-Datei. Die benötigten Informationen wie z.B. Aktenzeichen, Gerichtszeichen, Schadennummer, Datum werden automatisch herausgefiltert, an Hand verschiedener Kriterien überprüft und eine Abgleich mit der Anwendungssoftware RA-MICRO durchgeführt.

Abbildung 1: Automatische Erkennung der relevanten Dokumenteninformationen

Ihre konkreten Vorteile:

• Zeitersparnis durch Erkennung der Aktennummer, Bemerkung und Datum.
• Erstellung einer XML-Datei für den E-Postfach Import.
• Weniger Zeitaufwand für die Zuordnung der Dokumente zur Akte.
• Unabhängig vom verwendeten Scanner-Modell.
• Datenabgleich mit der RA-MICRO SQL Datenbank.